La facturación electrónica en Costa Rica no es una tendencia pasajera ni una opción voluntaria para la mayoría de los contribuyentes. Se trata de un requisito legal y fiscal que busca modernizar el sistema tributario, aumentar la transparencia en las transacciones y facilitar el control de la recaudación. Desde su implementación obligatoria en 2018, se ha convertido en el mecanismo estándar para documentar ventas de bienes y prestación de servicios.

Sin embargo, la pregunta clave que muchas personas y empresas se hacen es: ¿quiénes están obligados a emitir factura electrónica? La respuesta no es tan simple como decir “todos”. Existen matices importantes dependiendo del régimen tributario, el tipo de contribuyente y la actividad económica.

En este artículo, exploraremos en profundidad quiénes deben emitir comprobantes electrónicos, qué excepciones existen, cuáles son las implicaciones prácticas y legales, y cómo esta obligación impacta a los diferentes sectores productivos en Costa Rica.

Breve historia de la factura electrónica en Costa Rica

El Ministerio de Hacienda introdujo la factura electrónica como parte de su estrategia de digitalización y control tributario. Antes de 2017, la mayoría de los contribuyentes emitía facturas físicas en papel, con sellos de imprenta autorizada.

En 2017 inició la transición voluntaria, y en 2018 se estableció la obligatoriedad escalonada, iniciando con profesionales liberales (abogados, médicos, ingenieros, contadores) y extendiéndose luego a comercios, industrias y empresas en general.

Hoy, salvo contadas excepciones, la factura electrónica es el único medio válido para registrar ventas y servicios gravados.

Marco legal y normativo

La obligación de facturar electrónicamente se sustenta en varias normas:

1. Ley 9635 (Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas).
   
2. Resoluciones de la Dirección General de Tributación (DGT-R-48-2016 y posteriores).
   
3. Decreto Ejecutivo 41820-H.
   
4. Actualizaciones periódicas del Ministerio de Hacienda respecto a versiones del formato XML (actualmente versión 4.3, con obligatoriedad de la versión 4.4 a partir de 2025).
   

Estas normativas establecen que todo contribuyente que realice actividades habituales sujetas a impuestos debe emitir comprobantes electrónicos autorizados, salvo en regímenes o actividades expresamente exceptuadas.

Obligación por régimen tributario

Contribuyentes del régimen tradicional (general)

Todos los contribuyentes inscritos en el régimen general del Impuesto al Valor Agregado (IVA) están obligados a emitir factura electrónica por cada transacción.

• Ejemplo: un supermercado, una tienda de ropa, una empresa de tecnología o un restaurante.
  
• Deben emitir factura electrónica cuando el cliente requiere acreditación de impuestos y tiquete electrónico para ventas al consumidor final que no solicite factura.
  

Profesionales independientes

Los profesionales liberales (médicos, abogados, ingenieros, arquitectos, contadores, diseñadores, psicólogos, dentistas, etc.) fueron de los primeros obligados a facturar electrónicamente.

• Ejemplo: un psicólogo que atiende consultas en su clínica debe emitir factura electrónica a cada paciente.
  
• Aunque el paciente no use la factura para crédito fiscal, Hacienda exige que la transacción quede registrada.
  

Régimen de Tributación Simplificada (RTS)

Los contribuyentes acogidos al Régimen de Tributación Simplificada no están obligados a emitir factura electrónica. Sin embargo:

• Pueden optar por hacerlo voluntariamente.
  
• Muchos lo hacen para dar una imagen más profesional o porque clientes corporativos lo solicitan.
  

Ejemplo: una pulpería pequeña en un barrio puede seguir utilizando comprobantes simplificados en papel, aunque Hacienda impulsa la digitalización.

Régimen Especial Agropecuario (REA)

Este régimen aplica a pequeños productores agropecuarios.

• Obligación general: no están obligados a facturar electrónicamente en ventas locales.
  
• Excepción: si realizan exportaciones, sí deben emitir factura electrónica de exportación.
  

Ejemplo: un caficultor pequeño que vende su producción localmente no requiere factura electrónica. Pero si exporta café a EE.UU., sí debe emitirla.

Régimen de Bienes Usados (REBU)

Los comerciantes habituales de bienes usados (vehículos, maquinaria, electrodomésticos) sí deben emitir comprobantes electrónicos.

Ejemplo: una agencia de carros usados debe facturar electrónicamente cada venta.

Rentas de capital

• Rentas de capital mobiliario e inmobiliario (ejemplo: alquileres de casas, oficinas, bodegas).
  
• En estos casos, si existe habitualidad, el propietario debe emitir factura electrónica.
  

Ejemplo: una persona que alquila un apartamento debe facturar electrónicamente la mensualidad.

Ganancias de capital

Cuando la venta de un bien es ocasional (ej. vender un carro personal), no se requiere factura electrónica.
Si la venta es habitual (ej. comprar y vender carros como negocio), sí se requiere.

Exentos generales

Algunas entidades están exentas de facturar electrónicamente:

• Entidades públicas.
  
• ONG en actividades no comerciales.
  
• Colegios profesionales en cuotas ordinarias.
  
• Cooperativas en ciertos servicios internos.
  
• Condominios en cobro de cuotas comunes.
  

No obstante, si realizan actividades comerciales gravadas (ej. un colegio profesional que vende libros), sí deben facturar electrónicamente.

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Ejemplos prácticos de aplicación

1. Caso 1: Médico privado
   Un médico con consultorio particular atiende pacientes. Debe emitir factura electrónica por cada consulta, independientemente de si el paciente la utiliza para crédito fiscal.
   
2. Caso 2: Pulpería en régimen simplificado
   La pulpería puede seguir con comprobantes en papel, pero si un cliente corporativo pide factura electrónica, no podrá dársela. Por eso muchos migran voluntariamente.
   
3. Caso 3: Productor de café para exportación
   Si exporta a Europa, debe emitir factura electrónica de exportación.
   

Ventajas de la factura electrónica

• Reduce costos de impresión y almacenamiento.
  
• Facilita el control contable y tributario.
  
• Mayor seguridad: imposible duplicar o falsificar comprobantes.
  
• Transparencia ante Hacienda.
  
• Imagen profesional ante clientes.
  

Riesgos de no cumplir

Emitir facturas en papel (estando obligado) o no emitir comprobantes puede traer:

• Multas de hasta 2 salarios base por infracción.
  
• Cierre temporal del negocio (hasta 5 días).
  
• Pérdida de clientes corporativos que exigen comprobantes electrónicos.
  

En Costa Rica, la factura electrónica dejó de ser una novedad para convertirse en un requisito ineludible para casi todos los contribuyentes. Aunque existen regímenes con excepciones, el Ministerio de Hacienda impulsa una clara tendencia hacia la digitalización universal.

Comprender quiénes están obligados y en qué circunstancias no solo evita sanciones, sino que permite a empresas y profesionales modernizar su gestión y proyectar mayor confianza en sus operaciones.

La adopción de la factura electrónica no debe verse como un obstáculo, sino como una herramienta estratégica para integrarse al sistema financiero, facilitar auditorías, mejorar la relación con clientes y cumplir de forma transparente con la normativa fiscal.

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