La factura electrónica en Costa Rica comenzó como un proyecto piloto de la Dirección General de Tributación (DGT), dependiente del Ministerio de Hacienda, a inicios de la década de 2010.

En sus primeras etapas, era voluntaria y estaba dirigida a grandes contribuyentes, como parte de un plan para reducir la evasión fiscal y mejorar el control tributario.

El marco legal que habilitó este sistema se encuentra en:

• Ley N.º 8454 (Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos).
  
• Resoluciones DGT-R-48-2016 y DGT-R-51-2016.
  
• Publicación en La Gaceta N.º 178 del 20 de septiembre de 2017, donde se estableció el calendario oficial para su obligatoriedad según tipo de contribuyente.
  

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica?

La obligatoriedad inició en 2018, siguiendo un calendario por etapas, definido por la DGT y publicado en La Gaceta.

Fechas clave:

• Enero de 2018: Inicio para profesionales de salud (médicos, odontólogos, psicólogos, etc.).
  
• Febrero a junio de 2018: Se incorporaron abogados, contadores, ingenieros, arquitectos y otros profesionales liberales.
  
• Julio a noviembre de 2018: Entrada para comercios, restaurantes, hoteles y servicios.
  
• Diciembre de 2018: Obligación para la mayoría de actividades económicas restantes.
  
• 2019 en adelante: Incorporación de casos especiales y seguimiento para regímenes simplificados (con excepciones temporales).
  

Este calendario permitió que el país migrara en menos de un año a un esquema casi 100% electrónico, con algunas excepciones muy puntuales.

Marco legal que respalda la obligatoriedad

La factura electrónica en Costa Rica no es una moda, sino un requisito respaldado por normativa sólida:

• Ley N.º 8454: establece la validez legal de documentos electrónicos y firmas digitales.
  
• Resolución DGT-R-48-2016: reguló la obligatoriedad y condiciones técnicas.
  
• Resolución DGT-R-51-2016: fijó plazos para adopción.
  
• Resolución DGT-R-012-2018: ajustes y aclaraciones para sectores específicos.
  
• La Gaceta N.º 178 (20/09/2017): publicación del calendario oficial por tipo de contribuyente.
  

¿Quiénes están obligados?

La gran mayoría de contribuyentes deben emitir factura electrónica. Esto incluye:

• Comerciantes minoristas y mayoristas.
  
• Profesionales liberales (médicos, abogados, ingenieros, contadores, etc.).
  
• Empresas de servicios y manufactura.
  
• Actividades turísticas, restaurantes y hoteles.
  
• Autónomos con actividad lucrativa.
  

Excepciones temporales

• Algunos contribuyentes del Régimen Simplificado.
  
• Casos autorizados por la DGT (por limitaciones técnicas en zonas sin conectividad estable).
  

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Cómo funciona el proceso

El flujo básico de la factura electrónica es:

1. Creación del XML: El contribuyente genera la factura en el formato técnico definido por Hacienda.
   
2. Firma digital: Se utiliza un certificado autorizado.
   
3. Envío a Hacienda: El documento viaja a la plataforma del Ministerio.
   
4. Validación: Hacienda revisa estructura y datos.
   
5. Respuesta: Aceptación o rechazo.
   
6. Envío al cliente: El XML validado (y opcionalmente un PDF de representación gráfica).
   

Beneficios de la factura electrónica

Adoptar este sistema trae ventajas como:

• Cumplimiento legal y evitar sanciones.
  
• Ahorro en impresión y almacenamiento físico.
  
• Seguridad y trazabilidad en transacciones.
  
• Agilidad en procesos contables.
  
• Menor evasión fiscal y control tributario más eficiente.
  

Sanciones por incumplimiento

No emitir factura electrónica estando obligado puede acarrear:

• Multas económicas.
  
• Clausura temporal del negocio.
  
• Imposibilidad de deducir gastos para el cliente.
  

Adaptación y buenas prácticas

Para cumplir sin problemas:

• Usar un software autorizado por Hacienda.
  
• Capacitar al personal en su uso.
  
• Verificar conexión estable a internet.
  
• Respaldar los XML por mínimo 5 años.
  
• Mantener actualizadas las claves criptográficas.
  

Checklist rápido para cumplimiento

• ¿Mi actividad económica está incluida en la obligatoriedad?
  
• ¿Tengo un software autorizado por Hacienda?
  
• ¿Uso firma digital vigente?
  
• ¿Mis facturas pasan la validación en Hacienda?
  
• ¿Entregó XML y PDF a mis clientes?
  
• ¿Guardo las facturas por mínimo 5 años?
  

Desde 2018, la factura electrónica en Costa Rica es un requisito legal ineludible para la mayoría de los contribuyentes. Su implementación progresiva permitió una transición más ordenada, pero hoy no hay excusas para no cumplir.
Más allá de una obligación, es una herramienta que moderniza, agiliza y protege las operaciones comerciales.