La facturación electrónica en Costa Rica es un sistema robusto que combina legalidad, tecnología y estandarización. Una de las claves de su funcionamiento es que todos los comprobantes electrónicos (facturas, tiquetes, notas de crédito, etc.) se emiten en un formato único: XML.

Este formato garantiza que la información cumpla con las reglas técnicas del Ministerio de Hacienda, sea legible por sistemas automatizados y mantenga su validez jurídica. Aunque para facilitar la lectura al cliente se acompaña de un archivo PDF, el verdadero documento legal es siempre el XML.

¿Qué es el formato XML?

Definición general

• XML significa Extensible Markup Language.
  
• Es un lenguaje estándar utilizado en todo el mundo para estructurar datos.
  
• Permite que distintas aplicaciones intercambien información de manera confiable.
  

Aplicación en facturación electrónica

En Costa Rica, el XML define:

• Quién emite la factura (emisor).
  
• A quién se dirige (receptor).
  
• Qué se vende (detalle con códigos CABYS).
  
• Cuánto cuesta (subtotal, impuestos, total).
  
• Firma digital del comprobante.
  

Elementos obligatorios del XML

Encabezado

Incluye información clave del comprobante:

• Tipo de documento (factura, tiquete, nota de crédito, nota de débito, entre otros).
  
• Número clave único de 50 dígitos.
  
• Fecha y hora de emisión.
  

Datos del emisor

• Nombre completo o razón social.
  
• Número de identificación (cédula física o jurídica).
  
• Dirección, teléfono y correo electrónico.
  

Datos del receptor

• Nombre del cliente (si aplica).
  
• Número de identificación.
  
• Dirección y contacto (cuando corresponda).
  

Detalle de la transacción

• Descripción del bien o servicio.
  
• Código CABYS obligatorio.
  
• Cantidad, precio unitario y total.
  
• Impuestos aplicables (IVA, selectivo de consumo, etc.).
  

Totales

• Subtotal.
  
• Descuentos aplicados.
  
• Impuestos desglosados.
  
• Total de la factura.
  

Firma digital

Cada XML debe llevar una firma criptográfica que valida su autenticidad.

El PDF: complemento visual

Aunque el XML es el documento legal, para el cliente final suele ser más sencillo recibir un PDF adjunto.

• El PDF no es el documento oficial, sino una representación amigable.
  
• Contiene la misma información que el XML.
  
• Permite imprimirlo o visualizarlo fácilmente en cualquier dispositivo.
  

Validación del formato por Hacienda

El Ministerio de Hacienda valida cada comprobante electrónico en tiempo real:

1. El contribuyente genera el XML.
   
2. El sistema lo envía a Hacienda.
   
3. Hacienda revisa que cumpla con el formato y la firma.
   
4. Devuelve un acuse de recibo: aceptado, rechazado o con errores.
   
5. El contribuyente entrega el XML y PDF al cliente.
   

Versión actual del XML

Versión 4.3

• Vigente hasta agosto de 2025.
  
• Incluye parámetros básicos de facturación.
  

Versión 4.4

• Obligatoria a partir de septiembre de 2025.
  
• Incorpora mejoras:
  
  • Inclusión de hasta 4 correos electrónicos del cliente.
    
  • Mayor detalle en medios de pago (ejemplo: SINPE Móvil).
    
  • Nuevos escenarios de facturación (alquileres, ventas de usados, etc.).
    

Importancia del formato estandarizado

Para Hacienda

• Control fiscal eficiente.
  
• Detección de evasión en tiempo real.
  
• Base de datos unificada de contribuyentes.
  

Para el contribuyente

• Seguridad de que la factura es válida.
  
• Mayor facilidad para reportes y declaraciones.
  
• Aceptación en trámites bancarios y empresariales.
  

Para el cliente

• Transparencia en el detalle de la compra.
  
• Facilidad para acreditar gastos.
  
• Comprobante accesible en PDF.
  

Errores frecuentes en el XML

• Falta de firma digital.
  
• Uso de código CABYS incorrecto.
  
• Totales mal calculados.
  
• Formato no actualizado (ejemplo: emitir con versión 4.3 después de septiembre 2025).
  

Futuro del formato electrónico

El XML seguirá siendo la base, pero con proyecciones a:

• Automatización total: integración directa con contabilidad y bancos.
  
• Mayor trazabilidad: códigos QR integrados en cada comprobante.
  
• Analítica tributaria: Hacienda usando big data para detectar patrones de evasión.
  

El formato de los comprobantes electrónicos en Costa Rica es XML, acompañado de un PDF para facilitar la lectura.
El XML garantiza seguridad, estandarización y validez legal, mientras que el PDF simplifica la interacción con el cliente.
Con la llegada de la versión 4.4 en 2025, los comprobantes serán aún más completos y adaptados a nuevas formas de pago y escenarios comerciales. La adopción de este formato no solo cumple con la ley, sino que impulsa la modernización tributaria y mejora la relación entre contribuyentes, clientes y el Estado.