La facturación electrónica en Costa Rica no es solo un requisito tributario: es un sistema digital integral que involucra procesos técnicos, legales y administrativos.

Emitir una factura electrónica no consiste únicamente en “imprimir un recibo digital”. Requiere cumplir con lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda, tener un sistema compatible y garantizar la validez jurídica de cada comprobante.

En este artículo vamos a detallar paso a paso qué necesita un contribuyente para emitir facturación electrónica, desde la inscripción en plataformas gubernamentales hasta la selección del software adecuado. También veremos requisitos técnicos, consejos prácticos y errores frecuentes que deben evitarse.

Contexto: ¿Por qué Hacienda exige requisitos específicos?

El Ministerio de Hacienda implementó la factura electrónica con tres objetivos principales:

1. Control tributario: Reducir evasión fiscal y garantizar transparencia.
   
2. Estandarización: Todos los comprobantes se emiten en el mismo formato XML, lo que permite validación automática.
   
3. Seguridad jurídica: Cada comprobante está firmado digitalmente, lo que asegura su autenticidad.
   

Para cumplir con estos objetivos, Hacienda estableció un conjunto de requisitos técnicos y legales que deben cumplirse antes de emitir la primera factura.

Requisitos generales para emitir facturación electrónica

Estar inscrito en el Ministerio de Hacienda

Todo contribuyente que desee facturar electrónicamente debe estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) como contribuyente activo.

• La inscripción se hace a través de la plataforma ATV (Administración Tributaria Virtual).
  
• Allí se declara la actividad económica, el régimen tributario y los datos de contacto.
  

Registrarse como emisor-receptor en ATV

Una vez inscrito, el contribuyente debe declararse emisor y receptor de comprobantes electrónicos en la misma plataforma ATV.

• Esto habilita al contribuyente para generar y recibir facturas electrónicas válidas.
  
• Es un paso obligatorio tanto para personas físicas (profesionales) como para personas jurídicas (empresas).
  

Obtener la llave criptográfica

La factura electrónica debe estar firmada digitalmente para garantizar su autenticidad. Para ello, Hacienda ofrece la llave criptográfica, que es un archivo especial que funciona como sello digital.

• Se obtiene en el portal ATV.
  
• Está protegido por una contraseña.
  
• Debe renovarse cada 2 años.
  

Alternativamente, se puede usar la firma digital emitida por el Banco Central de Costa Rica, aunque la mayoría de contribuyentes opta por la llave criptográfica.

Contar con un software de facturación autorizado

El contribuyente debe utilizar un sistema de facturación electrónica que cumpla con los estándares técnicos del Ministerio de Hacienda.

Existen tres opciones:

• Sistema gratuito del Ministerio de Hacienda:
  Ideal para contribuyentes con pocas facturas mensuales. Limitado en funciones pero suficiente para cumplir la obligación.
  
• Software comercial (privado):
  Empresas de tecnología ofrecen plataformas con más funcionalidades: control de inventario, reportes contables, integración con bancos, etc.
  
• Software propio desarrollado a medida:
  Grandes empresas o grupos corporativos desarrollan sus propios sistemas, siempre que cumplan con el formato XML establecido por Hacienda.
  

Cumplir con los lineamientos técnicos

Cada factura electrónica debe cumplir con ciertos requisitos técnicos establecidos en los manuales de Hacienda:

• Formato XML versión 4.3 (y 4.4 a partir de 2025).
  
• Uso del catálogo CABYS (Clasificación de Bienes y Servicios).
  
• Envío en tiempo real a Hacienda para validación.
  
• Acuse de recibo para confirmar aceptación.
  
• Entrega del PDF y XML al cliente.
  

Conservar los comprobantes

Por ley, todos los comprobantes electrónicos (facturas, tiquetes, notas de crédito y débito) deben conservarse por un plazo de 5 años en medios electrónicos.

• El almacenamiento debe garantizar integridad, privacidad y accesibilidad.
  
• Es común que los sistemas de software incluya respaldos automáticos en la nube.
  

Tipos de comprobantes electrónicos autorizados

Factura Electrónica

Usada en transacciones que acrediten IVA y gastos deducibles.

Tiquete Electrónico

Usado para ventas al consumidor final que no requiere acreditación de impuestos.

Nota de Crédito Electrónica

Corrige o anula una factura emitida.

Nota de Débito Electrónica

Corrige montos por cargos adicionales.

Factura de Exportación

Usada en transacciones internacionales.

Factura de Compra

Usada cuando el comprador emite comprobantes en nombre del vendedor, en ciertos casos.

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Errores comunes al iniciar la facturación electrónica

1. No activar el rol de emisor-receptor en ATV.
   
2. No renovar la llave criptográfica.
   
3. Emitir comprobantes sin CABYS.
   
4. Usar sistemas no homologados.
   
5. No conservar los XML.
   

Consejos prácticos para una transición exitosa

• Capacitar al personal administrativo.
  
• Probar primero con el sistema gratuito de Hacienda antes de migrar a un software privado.
  
• Usar respaldos en la nube.
  
• Revisar periódicamente las resoluciones de Hacienda.
  
• Consultar a un contador especializado.
  

Beneficios de cumplir con la facturación electrónica

• Mayor agilidad administrativa.
  
• Imagen profesional ante clientes.
  
• Acceso a crédito: bancos suelen exigir comprobantes electrónicos para préstamos.
  
• Integración contable: facilita la preparación de declaraciones y reportes.
  

Para emitir facturación electrónica en Costa Rica no basta con querer hacerlo: es necesario cumplir con un proceso estructurado que incluye inscripción en ATV, obtención de llave criptográfica y uso de software homologado.
Aunque pueda parecer complejo al inicio, una vez implementado correctamente trae múltiples ventajas: eficiencia, control y seguridad.

La clave está en elegir la plataforma adecuada según el perfil del contribuyente y mantenerse actualizado con los cambios normativos que Hacienda introduce periódicamente.

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