La factura electrónica en Costa Rica no es solo un archivo digital.
Es un documento obligatorio, con el mismo peso legal que una factura en papel, siempre que cumpla con los requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda. Desde su implementación obligatoria en 2018, se ha convertido en el estándar para la mayoría de los contribuyentes del país.
¿Qué es una factura electrónica?
Es un comprobante digital en formato XML, que contiene todos los datos fiscales y comerciales de una transacción. Este archivo reemplaza a la factura física y debe cumplir un proceso de validación en tiempo real por parte de Hacienda para tener validez legal.
Una vez aprobada, se puede entregar al cliente en PDF como representación visual, pero el único documento válido para efectos tributarios es el XML validado.
¿Cuál es su validez legal?
En Costa Rica, la factura electrónica está respaldada por un marco legal sólido:
- Ley 9416: otorga a la Dirección General de Tributación la facultad de exigir el uso de comprobantes electrónicos.
- Ley 8454 de Firmas Digitales: garantiza que la firma digital tenga el mismo valor que una firma manuscrita.
- Reglamento de Comprobantes Electrónicos: define los tipos de comprobantes, su estructura y el proceso de validación.
Esto significa que una factura electrónica tiene plena validez legal y fuerza probatoria, tanto en procesos administrativos como judiciales.
¿Cómo funciona el proceso?
- Emisión: el emisor genera un archivo XML con todos los datos requeridos.
- Firma digital: se firma con un certificado autorizado para asegurar autenticidad.
- Envío a Hacienda: el XML se envía a la plataforma del Ministerio de Hacienda (ATV).
- Validación: Hacienda verifica su estructura, firma y contenido.
- Respuesta: Hacienda emite una aceptación o rechazo. Solo si es aceptada, tiene validez fiscal.
- Envío al receptor: el archivo validado se envía al cliente, quien puede aceptarlo o rechazarlo.
¿Quiénes están obligados a emitirla?
La gran mayoría de contribuyentes en Costa Rica, incluyendo:
- Profesionales liberales
- Comercios grandes y pequeños
- Empresas de servicios
- Personas físicas con actividad lucrativa
Las únicas excepciones temporales o limitadas aplican a ciertos regímenes simplificados o casos específicos autorizados por la DGT.
¿Por qué es tan importante?
Porque sin factura electrónica válida, no hay respaldo fiscal. Si no se emite correctamente:
- El comprador no puede usarla como gasto deducible.
- El vendedor puede enfrentar sanciones por incumplimiento.
- Hacienda puede considerarla inexistente.
Además, permite un mayor control tributario, más transparencia y eficiencia, tanto para el fisco como para las empresas.
Beneficios para tu negocio
- Evita multas y sanciones.
- Automatiza procesos contables.
- Mejora la experiencia del cliente.
- Reduce costos de papel e impresión.
- Facilita declaraciones ante Hacienda.
¿Tu factura electrónica es válida?
Antes de enviar una factura, asegúrate de cumplir con estos puntos:
- ¿Está generada en formato XML con estructura válida?
- ¿Usaste una firma digital válida y vigente?
- ¿La factura fue enviada y aceptada por Hacienda?
- ¿Incluye la clave numérica única emitida por el sistema?
- ¿Enviás la factura aprobada al cliente en formato XML y PDF?
- ¿Recibiste la aceptación del cliente si aplica?
¿Guardas los archivos por mínimo 5 años?